NOTARIEEL DEPOT

oor het verkrijgen van een merkrecht of modelrecht in Nederland is het nodig het merk of model te deponeren bij de officeel daartoe aangewezen instantie, namelijk het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom.

Om een uitvinding te beschermen, moet u beginnen met het aanvragen van een octrooi bij andere officiële instanties, zoals het Octrooicentrum Nederland of het Europees Octrooibureau.

Zie ook: Bescherming - Merkdepot | Modeldepot | Octrooiaanvraag.

Er zijn ook intellectuele eigendomsrechten die ontstaan zonder dat een officiële aanvraag of officieel depot nodig is. Zo'n recht ontstaat vormvrij of - formeel gezegd - 'van rechtswege'.

Het belangrijkste recht dat zonder enige formaliteit ontstaat is wel het auteursrecht. Dit recht ontstaat op het moment van de schepping van het werk. Zo gauw u een schilderij maakt (en dat daardoor dus 'zintuiglijk waarneembaar' wordt), bezit u het auteursrecht op dat schilderij.

Het is wel zo dat alleen elementen met - kortweg gezegd - een 'eigen, persoonlijk karakter' auteursrechtelijke bescherming genieten. Het is uiteindelijk aan de rechter om uit te maken welke elementen nu precies dat eigen, persoonlijke karakter bezitten.

Zie voor meer informatie: Rechtsgebied - Auteursrecht - Werk.

Andere rechtsgebieden

Andere rechten die 'vormvrij' - dat wil zeggen zonder enige formaliteit - ontstaan zijn het databankrecht, handelsnaamrecht en het naburig recht.

Zodra een databank (kortweg: een geordende verzameling van gegevens) wordt voltooid, ontstaat het databankrecht. Het recht op een handelsnaam ontstaat enkel doordat de naam wordt gebruikt. En het uitvoeren van een ballet, bijvoorbeeld, geeft de balletdanser een zogenaamd "naburig recht".

Zie verder onder 'ontstaan en duur van het recht': Rechtsgebied - Databankrecht | Handelsnaamrecht | Naburige rechten.

Bewijsmiddel

Juist voor intellectuele eigendomsrechten die vormvrij ontstaan, is een notarieel depot van groot belang. Een dergelijke depot is een belangrijk bewijsmiddel.

Dwingend bewijs

Het voordeel van een notarieel depot is dat de akte die daarbij opgemaakt wordt een zogenaamde 'authentieke akte' is. Een dergelijke akte heeft dwingende bewijskracht. Dat wil zeggen dat een rechter verplicht is aan te nemen dat hetgeen de notaris in zo'n akte verklaart, waar is.

Zie de artikelen 156 en 157 van het Wetboek van Rechtsvordering.

Het gaat daarbij vanzelfsprekend alleen maar om hetgeen de notaris zelf heeft kunnen waarnemen (datum van ondertekening van de akte, vaststelling van de identiteit van de betrokken personen, vaststelling van de inhoud van de verklaringen en hetgeen gedeponeerd wordt).

Een notaris kan immers niet controleren of dat wat de deposant verklaart waar is, bijvoorbeeld dat wat gedeponeerd wordt ook daadwerkelijk door hem is bedacht.

EEN NOTARIEEL DEPOT BEWIJST DUS UITDRUKKELIJK NIET dat u bijvoorbeeld de bedenker bent van het door u gedeponeerde bordspel. Iedereen kan van alles bij de notaris deponeren. Het depot bewijst wel dat u op een bepaalde datum beschikte over hetgeen u gedeponeerd heeft, zoals in ons voorbeeld het bordspel.

Defensieve actie

Een notarieel depot is vooral ook een defensieve actie. Stel, u heeft een bordspel ontwikkeld en afbeeldingen en spelregels vervolgens bij de notaris gedeponeerd. Na een jaar voorbereiding brengt u het spel op de markt. Als het spel amper veertien dagen in de winkels ligt, wordt u beschuldigd van auteursrechtinbreuk. Een paar maand eerder blijkt namelijk een bijna identiek spel te zijn verschenen.

Er is sprake van auteursrechtinbreuk als u uw spel aan dat andere spel heeft ontleend. Is geen sprake van ontlening, dan heeft u een eigen zelfstandig auteursrecht. U kunt uw spel gewoon op de markt blijven brengen.

Wanneer u nu door middel van uw notarieel depot kunt aantonen dat u uw spel al bedacht had voordat het andere spel op de markt was - en u er dus niet bekend mee kon zijn (tenzij u connecties in de richting van dat andere spel had) - is dat een enorm groot voordeel.

EEN VERKLARING VAN DE MAKER dat hij zijn werk niet heeft 'afgekeken', ook al wordt die verklaring onder ede gedaan, is onvoldoende voor het bewijs dat er niet is ontleend (Het Shoppingspel-arrest van de Hoge Raad uit 2000). Zorg er dus voor dat u uw werk zo snel mogelijk bij de notaris deponeert!

Zie over het Shoppingspel-arrest ook onder: Rechtsgebied - Auteursrecht - Exploitatierechten

Om dezelfde reden raden wij aan uw databank bij de notaris te deponeren. Ook kan het verstandig zijn documenten te deponeren die aantonen dat u op een bepaalde datum een handelsnaam gebruikte (briefpapier, visitekaartjes, advertenties, enz.). Verder kan het zinvol zijn als houder van een naburig recht de registratie van een uitvoering of programma te deponeren.

Een notarieel depot is ook van belang voor werk dat niet beschermd wordt door een intellectueel eigendomsrecht.

Stel, u heeft een bepaalde manier van zakendoen ontwikkeld. Wij in Europa vinden dat zo'n manier van zakendoen niet gemonopoliseerd mag worden. Dat zou de economische ontwikkeling te veel belemmeren. Het ondernemerstalent zal hier puur op eigen kracht moeten zegevieren; vergelijk de (ons overigens onbekende) bedenker van het supermarktconcept.

Geheimhoudingsverklaring

U wilt uw methode echter graag aan bedrijven voorleggen, maar u bent bang dat deze met uw idee aan de haal gaan. Dat laatste kunt u niet voorkomen. Wel kan een notarieel depot van de gedetailleerde beschrijving van uw methode in combinatie met een geheimhoudings- verklaring de kans aanmerkelijk verkleinen.

Het sterke punt van een intellectueel eigendomsrecht is dat zo'n recht tegenover iedereen geldt - wel of geen afspraak. Een geheimhoudings- verklaring is eigenlijk niet meer dan de toezegging van een persoon dat hij datgene wat hem getoond wordt of ten ore komt vertrouwelijk zal behandelen. Niet meer, maar ook niets minder!

Zie ook: Afspraken - Geheimhoudingsverklaring.

ALS U HET AANVRAGEN VAN EEN OCTROOI vooralsnog een te kostbare zaak vindt, dan kunt u proberen een producent te vinden die zelf op eigen naam een octrooi aanvraagt. In zo'n geval is de combinatie van een notariële akte met een geheimhoudingsverklaring aan te bevelen.

In een dergelijke verklaring kan worden afgesproken dat als octrooi aangevraagd wordt, u daarvoor een vergoeding vraagt. Bedenk echter wel dat zo'n constructie niet zo sterk is als het octrooi zelf.

Zie verder: Rechtsgebied - Octrooirecht - Vereisten voor octrooibaarheid - Nieuwheid.

Hoe gaat het in zijn werk?

Wij helpen u graag bij het verrichten van een notarieel depot.

U geeft ons allereerst mondeling toestemming om u bij de notaris te vertegenwoordigen. Vervolgens bereiden wij de correspondentie en het daarmee samenhangende dossier voor. We bespreken de concept-depotakte met de notaris, stellen eventuele correcties voor en maken een afspraak voor een bezoek aan de notaris. Tijdens dat bezoek passeert de notariële akte. Tenslotte sturen wij u per gewone post twee afschriften van de depotakte (als u er meer wenst dan kan dat natuurlijk altijd).

Kortom, u heeft er geen omkijken naar!

Benodigde gegevens

Om het notarieel depot voor u te kunnen verrichten hebben we kopie nodig van een geldig identiteitsbewijs, zoals paspoort, rijbewijs of identiteitskaart.

Verder hebben we de volgende informatie van u nodig:

Volledige naam, dus met alle voornamen voluit
Nationaliteit
Geboortedatum en -plaats
Burgerlijke staat
Beroep
Eventuele titels.

Voldoende duidelijk en helder?

Aan een gemiddeld depot werken we zo'n twee uur. We gebruiken deze tijd onder andere om te kijken of datgene wat gedeponeerd wordt voldoende duidelijk en helder omschreven is (daar schort het nogal eens aan!).

Een rechter moet immers tijdens een eventueel te voeren rechtszaak tot de conclusie kunnen komen dat sprake is van - bijvoorbeeld - auteursrechtelijke bescherming.

Als u bijvoorbeeld een bordspel deponeert, dan moet uit de gedeponeer- de afbeeldingen en spelregels voldoende blijken dat sprake is van vol- doende zintuiglijke waarneembaarheid en elementen met een eigen, persoonlijk karakter. Deze twee eisen worden aan auteursrechtelijke bescherming gesteld. Zorg daarom onder andere voor afbeeldingen van het spel in kenmerkende situaties, zoals bijvoorbeeld de beginopstelling, het slaan van stukken en het eindspel.

Zie voor meer informatie over de eisen van auteursrechtelijke bescherming: Rechtsgebied - Auteursrecht - Werk.

Kosten

Zoals bij al onze dienstverlening brengen wij ook hier ons uurtarief
(€ 180,- exclusief BTW) in rekening. Verder berekenen wij u de kosten van onze notaris door. Deze bedragen per notarieel depot € 50,- exclusief BTW. U ontvangt twee afschriften van de depotakte. Voor meer afschriften brengt de notaris extra kosten in rekening.

Omdat wij - zoals gezegd - twee uur aan een gemiddeld depot besteden, bedragen de kosten in totaal € 410,- exclusief BTW. Omdat wij kosten doorberekenen vragen wij om aanbetaling van de helft van het totale factuurbedrag.

Zie voor meer informatie onder 'facturen' en 'betalingstermijn': Over ons - Vergoedingen.

U KUNT UITERAARD OOK ZELF EEN NOTARIS BENADEREN. Klikt u op de site van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voor een notaris bij u in de buurt. Denk erom dat notarissen verschillende tarieven kunnen hanteren.

Benadert u zelf een notaris, dan nemen wij niet de administratieve rompslomp uit handen en checken ook niet van te voren of datgene wat u wilt deponeren naar onze mening aan de eisen voldoet.

Andere mogelijkheden

Behalve bij de notaris, kunt u ook terecht bij verschillende kantoren van de Belastingdienst en het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (voor het zogenaamde i-Depot).

Wij raden u echter aan zoveel mogelijk gebruik te maken van een notarieel depot. Zo'n notarieel depot is - zoals we hierboven gezien hebben - een authentieke akte en bezit daardoor dwingende bewijskracht.

Bovendien wordt hetgeen u gedeponeerd heeft twintig jaar (!) op het notariskantoor bewaard. Na afloop van deze periode wordt het dossier niet vernietigd, maar wordt het opgeslagen in een centraal archief. Dit alles gebeurt zonder extra kosten te hoeven maken.

ALLEEN BIJ DIGITALE GEGEVENSDRAGERS als CD-ROM en DVD (en ook bij de ouderwetse cassette en videoband) gaat het anders. Omdat de notaris niet direct kan kijken wat er op staat, kunnen deze niet rechtstreeks worden gedeponeerd. Daarom wordt een bewaarnemingsovereenkomst met de notaris opgemaakt en het materiaal verzegeld in zijn kluis gelegd. De bewaarnemingsovereenkomst wordt vervolgens zelf gedeponeerd.

In de bewaarnemingsovereenkomst kan een willekeurige bewaarperiode afgesproken worden. Meestal is deze periode tien jaar.

Belastingdienst

Bij de Belastingdienst vindt geen depot plaats, maar een registratie. De Belastingdienst registreert alleen schriftelijke gegevens, dus geen digitale informatie zoals opgeslagen op bijvoorbeeld CD of DVD.

U kunt het dossier persoonlijk bij de Belastingsdienst langsbrengen of per post aan de dienst toesturen. U ontvangt het geheel retour, voorzien van een sticker met plaats en datum van registratie, het registratie- en volgnummer en een handtekening namens de inspecteur van het belastingkantoor.

Heeft u kwade bedoelingen, dan kunt u met het dossier rommelen: als u een papier waar weinig opstaat ter registratie aanbiedt, kunt u er later van alles en nog wat opzetten. Een rechter kan dus zijn twijfels hebben over de bewijskracht van een dergelijke registratie.

DE REGISTRATIE BIJ DE BELASTINGDIENST is kosteloos. De kantoren waar registratie plaats vindt zijn gevestigd in Amsterdam, Arnhem, Breda, Den Bosch, Den Haag, Leeuwarden, Roermond, Rotterdam, Utrecht en Zwolle.

Zie ook de brochure Registratie van onderhandse akten.

i-Depot

Bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom vindt in tegenstelling tot de Belastingdienst wel een depot plaats. Dit zogenaamde i-Depot kunt u online of per gewone post indienen.

Dient u uw i-Depot online in, dan ontvangt u per email een i-Depot- bewijs. Als u per post uw i-Depot verricht, dan ontvangt u een van de twee op te sturen envelopdelen verzegeld retour. Het andere deel blijft achter op het Benelux-Bureau. In dit deel zit, zo is althans de bedoeling, een identiek document.

Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom vraagt voor een online-depot van vijf jaar € 35,- en voor een depot met envelop € 45,-. Een depot met envelop voor tien jaar kost € 65,-. Het depot kan telkens voor vijf jaar verlengd worden voor respectievelijk € 25,- en € 45,-.

Grote psychologische betekenis

Het afschrift van een notariële depotakte (met stempel, handtekening van de notaris en daaraan gehecht een kopie van hetgeen bij de notaris deponeerd is) kunt u altijd aan mogelijk geïnteresseerden laten zien. Overigens wel het liefst in combinatie met een geheimhoudingsverkla- ring!

Het kunnen tonen van zo'n notariële depotakte blijkt in de praktijk van grote psychologische betekenis te zijn. Het i-Depot mist deze mogelijkheid. Hier ontvangt u immers een gesloten, verzegelde enveloppe of een digitaal i-Depotbewijs retour.

Particuliere initiatieven

U kunt uw werk ook op basis van diverse particuliere initiatieven deponeren. Voorbeelden van dergelijke initiatieven zijn IdeeSafe en Fil-Reg. Wij dragen uiteraard geen enkele verantwoordelijkheid voor het functioneren van deze bedrijven.

Tenslotte wijzen we op het Slagzinnenregister van GVR/De Kennisconnectie. Hier kunt u uw slagzinnen laten registreren. Er is echter geen enkele wettelijke basis voor dit register. Een depot geeft dus geen rechtszekerheid, maar binnen de branche wordt er toch waarde aangehecht. Een rechter kan daar rekening mee houden.

Zie verder: Bescherming - Diversen - Slagzinnenregister.

Aangetekende post

Wij krijgen nog wel eens de vraag of het niet voldoende is een gesloten envelop met inhoud per aangetekende post naar jezelf toe te sturen.

In Nederland is de rechter vrij in het waarderen van het bewijs. Dit betekent dat de rechter zo'n envelop als bewijs kan accepteren. Maar hij hoeft het niet. Er is ook wel heel eenvoudig mee te frauderen. U stuurt uzelf op een bepaalde datum gewoon een open envelop toe en kunt die later op elk gewenst moment met inhoud vullen.

Een uitzondering op het vrij waarderen van bewijs is - zoals hierboven al genoemd - het notariële depot. De notariële akte is een zogenaamde authentieke akte. Zo´n authentieke akte bezit een dwingende bewijskracht.

Zie ook hierboven onder: Dwingend bewijs.

Heeft u nog vragen? Wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.

Email: info@bescherm-uw-idee.nl - Telefoon: 065 3344558 -
U kunt ook gebruik maken van onderstaand formulier.

Nieuws | Over ons | Doelgroep | Rechtsgebied | Bescherming | Inbreuk | Afspraken | Workshop | Advocatuur